BODØ: Parkenfestivalen er en utendørs musikkfestival som første gang ble arrangert i 2006. Festivalen holdes i Rensåsparken, i sentrum av Bodø.

I 2016 flyttet festivalens administrasjon inn i byens gamle svømmehall, som ligger i utkanten av Rensåsparken. Sammen med en visjonær huseier har de utviklet Svømmehallen Scene – et levende hus med konserter og klubbkvelder året rundt. Huset åpnet for publikum høsten 2021.

Ønsket om et system laget for formålet

Øyvind Johan Olsen startet i prosjektstilling hos Parken i 2016, og er nå produsent på fulltid for både Svømmehallen Scene og Parkenfestivalen.

Den gang planla vi alt ved hjelp av Excel og Dropbox. Med varierende hell, kan jeg si… Med regneark endte vi opp med flere versjoner, og stressfaktoren med å sjekke om alt var riktig var høy. Vi var flinke til å lage maler og hadde mange av de, men allikevel ble det aldri et komplett verktøy for oss.

Da de planla åpningen av en helårs-venue, kjente Øyvind det var på tide å lete etter et system som var spesifikt laget for formålet. Han satte derfor i gang å google, og vurderte et par alternativ. Valget falt på Crescat Venue.

Kan Crescat også passe for din festival?

Vi kontakter deg gjerne!

Slik vi jobbet før, satt vi informasjonsmessig på hver vår øy. Med Crescat har vi fått en felles arbeidsmetode og en felles arbeidsplattform. I Crescat har vi kun én versjon, som alltid er oppdatert, og alle har tilgang til informasjonen som er ment for dem.

Øyvind Johan Olsen, produsent

Å komme i gang med Crescat

Under planleggingen av Parkenfestivalen 2022 hadde Crescat nylig lansert sitt festivalprodukt. Med gode erfaringer fra Crescat Venue i Svømmehallen, kombinert med at Bergenfest hadde tatt i bruk Crescat Festival, var Øyvind giret på å prøve. 

Så hvordan gikk det?

“Jeg visste ikke hvordan forslaget ville bli mottatt internt. Her kom jeg som en ung produsent og ville endre metodikken til en festival som har lang erfaring. Men dette året var det en del utskiftinger av folk, noe som gjorde det opportunt å innføre et nytt system som styrket samarbeidet vårt.”

Øyvind mener det var viktig å forankre endringen i hele organisasjonen, og de ble enige om at når de først valgte å innføre Crescat som sitt arbeidsverktøy, skulle de ikke lage egne systemer på sidelinjen. Det har de holdt fast ved.

Ulik endringsvilje i teamet

“Det skal sies at det var ulik grad av begeistring i starten, og en av teamlederne var helt uinteressert i å ta et nytt datasystem i bruk. Vi besluttet likevel å prøve det, og planla å printe ut rapporter og kjøreplaner til vedkommende. Men hva skjedde? Etter å ha fått tilgang til all informasjonen som angår hennes oppgaver i Crescat Companion-appen, har pipen fått en annen lyd. Nå elsker hun Crescat!”, sier Øyvind lattermildt.

Lag maler og skjema fra start

Som produsent har Øyvind mange oppgaver, og mye data legges inn av andre medarbeidere. Gjennom gode maler er de sikret å få alle detaljer på plass i god tid. De inviterer management/artister til å selv legge inn info i advancing-prosessen, og teknikere og annet crew får lesetilgang til det som angår dem.

“Det å bruke tid på sette opp Crescat godt fra start, mener jeg er nøkkelen til suksess.”, sier Øyvind. “Vi har satt opp våre egne maler, dokumenter og skjema som gjør arbeidet vårt mye lettere. Det er ikke vanskelig å bruke systemet, men når jeg har stått fast har jeg opplevd å få god hjelp fra gjengen hos Crescat. I tillegg til direkte support har jeg støttet meg til videoer med tips om hvordan vi kan løse ulike problemstillinger.”

Jørgen og Heidi fra Crescat besøkte Parkenfestivalen i sommer, og fikk spurt Øyvind om hvordan det gikk når vi møtte på ham i alt mylderet.

“Hadde det ikke vært for Crescat, hadde det ikke vært noen Parkenfestival i år!”, utbrøt han med et glis, før han løp videre til neste change-over.

Bilde av Sondre Justad i toppen av saken, foto: Ingrid Kjelling