BERGEN: I april møttes nesten 40 brukere av Crescat for et halvdagseminar med målsetning om erfaringsutveksling og faglig oppdatering. I denne artikkelen har vi oppsummert de ulike programpostene. Teamet i Crescat vil gjerne takke alle som deltok og engasjerte seg denne dagen, og ikke minst til vertskapet på Bergen Kjøtt.
Crescat bidrar til digitalisering og effektivisering av kulturbransjen
Daglig leder i Crescat, Jørgen Iden, ledet den første sesjonen. Her belyste han noen av utfordringene og trendene som påvirker kulturbransjen. En av utfordringene som ble diskutert var "kompetanseflukten" som skjedde under pandemien, hvor det ble pekt på at blant annet at over 25% av teknikere har funnet seg nye jobber. Dette har gitt kulturinstitusjonene et økt fokus på rutiner og systemer, for å sørge for kontinuitet i organisasjonene.
Vi har observert en endring i forbrukeratferd de siste årene, der publikum blir mer prissensitivt og billettsalg blir vanskeligere for mange. Mye av dette kan trolig forklares som etterdønninger av pandemien. I 2022 satt 74% av billettkjøpere med billetter som var blitt utsatt som følge av Covid-19. En annen trend vi ser er at publikum i langt større grad trekkes mot de større produksjonene, på bekostning av de små og mellomstore. Å vinne kampen om publikum er en prioritet, men det er ikke lenger nok å stole på de tradisjonelle markedsføringskanalene, slik som Facebook.
Det er inspirerende å se at kulturorganisasjoner ønsker å investere i fremtiden
- Jørgen Iden, Crescat
Verdensøkonomien påvirker også bransjen vår. Det er økonomisk usikre tider, dette bidrar trolig til at folk kjøper billetter tettere opp mot arrangementet enn tidligere, og Ticketmaster rapporterer om en økning i bruk av Klarna ved kjøp av billetter. Svekket kronekurs gjør det stadig dyrere å kjøpe inn både norske og utenlandske produksjoner.
Tross utfordringene som bransjen står overfor, og et noe dystert bakteppe med pandemi, er det jevnt over en stor fremtidstro tro i bransjen. Kulturbransjen er i stadig vekst, og en generell trend er at organisasjoner nå rigger seg for framtiden. Effektivisering og forbedring av prosesser blir stadig viktigere i bransjen, med et økt fokus på å redusere kostnader og utføre oppgaver mer effektivt. Digitalisering er for mange et viktig ledd i dette arbeidet.
64% av kulturorganisasjoner planlegger å øke investeringene sine i digitale løsninger i 2023.
Selv om kulturbransjen har møtt mange utfordringer de siste årene, viser det seg at bransjen er i vekst og forbereder seg på en digital fremtid. Det er inspirerende å se at kulturorganisasjoner ønsker å investere i fremtiden og at publikum fortsatt er sultne på kulturopplevelser. Vi har med andre ord en spennende tid foran oss.
Crescat Venue - nyheter og hva som står på utviklingsplanen
The focus of this session was centered around Crescat, our product, and was anchored by the Product Manager, King Evbogbai, who is a native English speaker. The goal here was to give attendees an outlet for direct feedback about how they use Crescat and their opinion of it, and we wanted to gain insight into what expectations they'd like us to meet – as it relates to the product.
It was an interactive session where the attendees could share their answers to our questions and read each other's feedback about the product in real-time. They shared their views on what Crescat means to them, how the recent upgrade has impacted them, their expectations for the future, and more.
To conclude the session, we shared our plans for the product in the short term and a bit beyond. We highlighted the gaps we have noticed in the system, ranging from feature needs and enhancement opportunities to continuous visual improvements. We then shared our plan and how we expect it to benefit the users.
The highlight of this session was the alignment between the popular customer needs identified from this workshop and our plan. While some of these needs will be satisfied in the very near future, multiple have already been implemented and are now live.
Tips og triks fra erfarne brukere av Crescat Venue
Det Akademiske Kvarter v/ Erik Alfredsen
Crescat er et verktøy vi ikke kan klare oss uten
- Erik Alfredsen, Det Akademiske Kvarter
Studenthuset Det Akademiske Kvarter i Bergen har daglig veldig mye aktivitet på huset. Alle bookinger begynner på nettsiden deres, som for øvrig fungerer veldig godt sammen med Crescat.
Kvarteret har brukt mye tid på å presentere rommene sine godt, og har til og med implementert Google street view inne i bygningen. https://kvarteret.no/booking/ På denne måten sparer de mye tid på befaringer, da kundene stort sett klarer seg med videovisning. Presentasjonen av rommene inkluderer også info om kapasitet og forslag til bordoppsett. Innsynet i bookingkalenderen gjøres via Crescat sin funksjon soft access list. Man gjør altså en event request direkte i kalenderen.
Erik understreker at han har brukt mye tid på å justere Kvarterets bookingsskjema, slik at han får nøyaktig den informasjonen som trengs for å behandle en booking. Målet er å bruke maks 5 minutter på hver bookingforespørsel. I bookingskjemaet inkluderes metadata som automatisk legges inn i eventet. Det være seg detaljer om møblering, teknisk, betalingsløsninger osv.
Jeg har brukt mye tid på å gjøre endringer i bookingskjemaet, slik at vi får inn nøyaktig den infoen vi trenger
Kvarteret bruker per i dag følgende kategorier for metadata: BESTILLING - CATERING - DAGSPLAN - PROMOTERING - FAKTURAINFORMASJON - VILKÅR FOR BOOKING - VILKÅR FOR AVBESTILLING
De bruker for øvrig ulike bookingskjema for eksterne og interne personer/grupper, da det er ulikt behov for informasjon. Eksempelvis kan de ulike studentgruppene på huset booke recurring events, altså en serie med arrangementer som er noenlunde like. Når Erik godkjenner serien med arrangementer, kan gruppene deretter endre navn og detaljer i arrangementet etterhvert som de programmerer innhold.
En annen viktig faktor for effektiviteten i bookingen hos Kvarteret, er at de har bygget templates, altså maler, for de ulike eventtypene. Et eksempel er at eventtypen “Konsert” automatisert legger inn subgruppen Teknisk, samt at en ferdig oppsatt timeline inkludere i eventet.
For øvrig lykkes Kvarteret godt med å invitere inn arrangørene som members i eventene, og at de dermed blir bedt om å legge inn info i Crescat selv.
Universitetsaulaen, UIB v/ Arild Grindheim og Daniel Stølen Alme
Universitetsaulaen i Bergen er en venue hos Universitetet i Bergen. Her avvikles ca 120 arrangementer i året, være seg sermonier, konferanser, konserter og middager. Se mer her: https://www.uib.no/universitetsaulaen
Til sammenligning med Kvarteret har de ikke like mange aktører som inviteres inn i Crescat, men de har flere ulike typer aktører.
Helt fra åpningen av Universitesaulaen i 2015 hadde de behov for et system for å ha kontroll i forkant av arrangementer. Ønsket var å ha et komplett verktøy hvor man kan organisere og administrere i forkant, bruke til avvikling under arrangementet og også etterpå.
Et sentralt ønske var å kunne invitere arrangører inn i med lese- og skrivetilgang i det arrangementet, for å unngå klipp og lim. Ved å gjøre dette legger man også ansvaret der det skal være (les: hos arrangør), og man kan unngå unødig bruk av mail.
Universitetsaulaen ble en viktig partner under utviklingen av Crescat Venue, og de tok systemet i bruk i 2020.
Med Crescat får vi lite spørsmål, det er deilig
- Arild Grindheim, Universitetsaulaen (UIB)
Universitetsaulaen får mange bookinger langt frem i tid. Felles er at info som er tilgjengelig på tidspunktet for booking alltid inkluderer dato, tid, type event og navn på arrangementet. Resten av innholdet legges til etterhvert som det nærmer seg.
Universitetsaulaen har alltid avklaringsmøte med hver arrangør, helst 2 måneder i forkant. Da stiller de ulike spørsmål om arrangementet fra en fast liste. Arrangøren blir invitert inn som memberi eventet, og i møtet gjennomgår de hvordan man legger inn kjøreplan i Cresat. Oftest lager de første hendelse, f.eks. “Kl 09.00 Konfransier går på scenen”. Deretter tar arrangøren over å fylle ut resten av hendelsene for arrangementet, og videoer fra Crescat sin knowledge base kan brukes til støtte.
Arild og Daniel fortalte også om sin erfaring med å bruke shift moduleni Crescat Venue.
De oppretter skift når arrangementet blir booket, og går gjennom det på møte i forkant. Når skiftene er bekreftet booker de på personell, og erfaringen er at alle freelancere er glade for beskjed 2-3 mnd på forhånd. De har satt opp notification når noen takker nei til skift. Da velger man å re-assigne shiftet til en annen. Dette er dermed en enkel måte å få inn folk dersom noen sier nei til skift.
Hvordan utnytte Crescat Venue på best mulig måte
Customer Success Manager Tormod Friis Pettersen avsluttet dagen med å dele tips og triks fra Crescat-teamet. Her er noen av tipsene han presenterte:
Bruk help.crescat.io for hjelp og artikler - evt. klikk deg dit direkte fra systemet (hodetelefonikon oppe til høyre).
Bruk Key Contacts i eventer. Kan legges til under Edit Event. Her passer alt fra Teknisk Ansvarlig til Cateringleverandør, Arrangør og Pyro.
Mail alle i et event. Når du står inne i et event har vi nå fått et lite konvoluttikon oppe til høyre hvor du kan sende mail og/eller pushvarsel til alle involverte i et arrangement.
Vi har fått flere farger! Til å bruke på feks. Event Typer
Legg inn bilder av innledere i Running Orders eller link til presentasjoner ol.
Oppdater Edit Group med logo og legg den inn i din Email configuration (ekstramodul).
Vi håper samlingen og oppsummeringen har vært nyttig for både Crescat-brukerne som var tilstede, og for de som ikke var der. Vi setter pris på alle gode innspill som har kommet underveis og i etterkant av arrangementet, og det gleder oss å høre at noen av dere har fått inspirasjon til å endre på rutiner, for å ta ut mer av potensialet i Crescat som arbeidsverktøy. Husk at vi alltid er tilgjengelig på support@crescat.no dersom du har spørsmål eller innspill til oss.
We use cookies
to enhance our websites and services and to prevent
displaying ads to users who are already our customers.
